Come fare una confcall o una presentazione in streaming senza fare la figura dei mentecatti

In questo periodo in cui quasi tutti lavoriamo da casa, mi capita spesso di vedere registrazioni di conference call in cui i partecipanti non hanno dedicato tempo a preparare un setup adeguato per la loro videochiamata, a progettare la propria immagine e l’inquadratura, insomma a dare un aspetto professionale al loro feed video, che andrà sugli schermi di persone piuttosto importanti: colleghi, spettatori, clienti, capi.

Persone che si faranno un’idea di chi parla in base a ciò che vedranno sul video, e saranno distratte se sullo schermo compariranno elementi inutili.

Io lavoro a casa da tempo, faccio formazione sia a distanza che in classe, e da tempo ho dovuto ragionare su “come è opportuno che mi presenti, cosa è bene che sia inquadrato dalla telecamera, e in che modo“, anche perché insegnando scopri molto presto che qualunque elemento estraneo, anomalo – o ancora peggio, in movimento – che entri in scena distrae i partecipanti, e se avviene in un feed video, quindi a distanza, spesso li sconcerta. Se ti sembra una preoccupazione eccessiva, ti garantisco che non lo è.

Magari questa esperienza può servire a qualcun altro, in un periodo in cui molti di noi che non ci sono abituati sono costretti a misurarsi con il video dal vivo, e a doversi occupare dell’immagine pubblica che ne esce.


Parleremo di tre temi principali, declinati su due casi: la conference call/webinar/tavola rotonda a più voci in cui tutti i partecipanti appaiono in video e possono parlare, e la presentazione/docenza, in cui il relatore è il protagonista dell’evento.

Gli argomenti trattati valgono in entrambi i casi, ma con alcune differenze, e sono, come anticipavo, tre:

1. la PREPARAZIONE di una postazione corretta per il video a distanza
(il software da usare, la posizione della videocamera e del soggetto, l’inquadratura, l’illuminazione naturale, lo sfondo)

2. l’ATTREZZATURA adeguata per un risultato accettabile
(la videocamera, il microfono, gli auricolari, i monitor esterni)

3. le MODALITA’ DI PRESENTAZIONE
(le posizioni corrette e il movimento del corpo e delle mani, tempi e durata dell’intervento nelle confcall aziendali)

Non ti parlo dei software di videoconferenza e delle differenze perché di solito sono scelti e imposti dall’organizzazione. Se ti capita di fare il docente o il relatore dovresti conoscere almeno i tre principali: Google Meet, Microsoft Teams e Zoom.

Qui ci concentriamo sugli aspetti che puoi controllare come relatore che partecipa a un evento online.

Se hai dubbi o integrazioni da suggerire al post puoi usare i commenti al post, o scrivermi a vanz@vanz.it


1. La PREPARAZIONE

L’idea di affrontare una presentazione o una lezione in cui si è il docente o il relatore principale senza avere una scaletta è, se lo chiedi a me, una follia.

È quindi necessario avere una presentazione nell’app che si usa abitualmente (Powerpoint su Windows o Keynote su MacOS, ma c’è anche Google Slides) le cui slide di solito saranno visibili anche ai partecipanti nell’app di streaming.

La presentazione deve essere visibile prima di tutto a noi, e queste applicazioni consentono di configurare l’interfaccia per il relatore scegliendo cosa apparirà nel suo display: la slide in proiezione, l’anticipazione della successiva, le note del relatore, il tempo trascorso.

il menu di personalizzazione del monitor secondario su Keynote per MacOS

Questo significa che oltre a uno schermo principale in cui appare la finestra dell’app di videocall, dovremo probabilmente avere un monitor esterno: ne parliamo sotto al punto 2, dedicato all’Attrezzatura.

La scaletta
Se non hai delle slide, ti servirà almeno una scaletta da seguire, in forma di punti visibili soltanto a te. Ci sono delle app che fanno da gobbo digitale, cioè fanno scorrere i talking point su uno sfondo nero. È la modalità che usano politici e relatori professionali per i discorsi lunghi.

Le trovi cercando teleprompter (for Mac or Windows). Per esempio, Cue prompter funziona in un normale browser (occhio che vanno fatte delle prove per regolare la velocità con cui scorrono le scritte).

La posizione della videocamera
La prima cosa da decidere in qualunque ripresa video è dove mettere la macchina da presa: nel nostro caso, la posizione della webcam o della videocamera esterna. Sembra una domanda stupida, e invece non lo è.

Se dai per scontato che farai lo streaming video nella posizione in cui lavori, cioè seduto comodo e ingobbito davanti al PC, io e te dobbiamo fare due chiacchiere. Le facciamo compiutamente sotto, al punto 3.

Per ora fidati di me se ti dico che, sia che usi una videocamera esterna (punto 2, Attrezzatura) o la webcam del portatile, la posizionerai all’altezza degli occhi, così da poterti inquadrare dritto negli occhi anche se eventualmente fossi in piedi, magari inclinandola leggermente.

Quindi il portatile lo appoggerei su una pila di libri, o di scatole impilate sulla scrivania.

Ignora le scritte in giapponese: la freccia verde orizzontale è la corretta altezza della webcam; la freccia verticale lo spazio di cui alzare il notebook, appoggiandolo su libri o altro

La posizione dell’illuminazione
È un’altra faccenda di cui di solito ci disinteressiamo completamente, finendo per fare la call illuminati a malapena dal bagliore bluastro e spettrale del monitor o, pure peggio, in controluce con la finestra alle spalle.

Lasciando da parte l’illuminazione professionale da studio fotografico che non è tema per questo post, l’accortezza minima è quella di mettere la fonte di illuminazione principale (che sia la finestra o una lampada) dietro la camera, oppure di tre quarti.

Se di tre quarti, l’ideale è avere una superficie riflettente sul lato opposto: una parete bianca, o un pannello riflettente per fotografi (che trovi sui siti di e-commerce a partire da 9-10€)

l’illuminazione adeguata per una ripresa di qualità prevede almeno due fonti di luce, di cui una può essere riflessa
un setup casalingo con webcam del notebook a un’altezza adatta sia da seduti che in piedi, monitor di preview, luce naturale a destra, parete bianca a sinistra e luce artificiale frontale

Lo sfondo
È un altro tema di cui non ci curiamo mai, nonostante sia probabilmente il più facile su cui lavorare. Non è affatto raro vedere trasmissioni TV con budget milionari che presentano dirette streaming dalle case di ospiti esterni in qualità video orribile, con gli intervistati orgogliosamente seduti davanti alla Billy Ikea piena di soprammobili francamente discutibili.

Ecco, le confcall che vedo in questi giorni sono così: tutti seduti davanti alle librerie di casa, e questo è sbagliato, per almeno due ragioni:

A) a nessuno frega di che libri esibisci in libreria, e i souvenir fanno tanto tinello di Fantozzi
B) gli oggetti estranei DISTRAGGONO CHI TI SEGUE

Se c’è una cosa che vorrei ti passasse di questo post è che nel video a distanza devi fare DI TUTTO perché le persone non siano distratte. Da elementi estranei, da problemi video, audio, di immagine.

E poiché le persone CERCANO istintivamente la distrazione, l’unico modo è non lasciare nulla su cui si possa concentrare la loro attenzione, se non la tua faccia che parla (non troppo vicina alla videocamera, che è un po’ inquietante).

Quindi, è assolutamente determinante uno sfondo NEUTRO: se non hai una parete vuota, vuotala. Se ci sono quadri sulla parete, toglili. Se ci sono oggetti come prese elettriche, coprile. Se non hai una parete, usa una superficie uniforme come un armadio. Se non hai una soluzione possibile, considera di comprare uno sfondo da studio fotografico, detto anche limbo, del colore di tua scelta.

In alternativa, se non temi l’effetto kitsch, con Microsoft Teams, con Skype e con Zoom (solo su un computer abbastanza potente) puoi usare gli effetti di background inclusi nel software.

Se sei in vena di giocare, ci sono gli sfondi dello studio Ghibli, gli sfondi di arte classica e moderna selezionati da Public Domain Review, o puoi simpaticamente fingere di essere a pranzo fuori grazie a questa collezione di sfondi di catene di ristoranti. su Unsplash ci sono sfondi di architettura cool, mentre a Modsy hanno ricreato in rendering gli interni degli appartamenti delle comedy TV.
qui c’è la gallery pubblica dei miei sfondi preferiti.

L’inquadratura
Anche qui, il faccione di te seduto davanti al notebook, con il grandangolo della webcam che ti deforma, non è il massimo.

Il primo e primissimo piano li eviterei, perché le facce vicine all’obiettivo sono abbastanza inquietanti (non è che siete brutti: siete solo troppo vicini).

Il mio consiglio per una presentazione o una docenza è di farla IN PIEDI (esiste un’alternativa allo stare in piedi, nell’insegnamento?), inquadrato a mezzobusto (circa un metro/metro e mezzo, a seconda del tipo di obiettivo).

L’abbigliamento
C’è bisogno che lo dica, che il tutone di felpa no? Ma anche la felpa con le scritte. In generale, anche qui l’obiettivo è evitare distrazioni.
Mettiti la cosa più semplice che indossi di solito (una camicia a tinta unita, un pullover girocollo, una giacca; per me è una t-shirt nera) ma evita elementi, particolari o colori che possano distrarre chi ti guarda.

L’attenzione del pubblico è un elemento fragile già dal vivo: in video è un filo sottilissimo che bisogna evitare di spezzare a qualunque costo.


2. L’ATTREZZATURA

La videocamera sarà la webcam del tuo computer, immagino, ma se per te è particolarmente importante la resa, e in generale se sei una persona precisa e attenta al particolare, ti consiglio di comprare a poche decine di euro una videocamera esterna che spesso ha anche microfoni integrati.
(qui trovi i modelli che ho selezionato per me).

Per un risultato più professionale, magari con l’idea di registrare l’intervento e montarlo successivamente, c’è l’opportunità di usare una seconda videocamera, posizionata di tre quarti rispetto alla prima.

Questo prevede la presenza di un mixer video, una doppia registrazione dello streaming, una successiva post-produzione con l’inserimento di titoli in grafica digitale, tutti temi di cui non ci occupiamo qui oggi, ma è una possibilità da tenere presente che richiede più risorse e preparazione, oltre a un montaggio competente.

Il microfono
Eh anche qui magari non ci avevi mai pensato ma, dalle confcall che vedi in giro, ti pare che la qualità media dell’audio sia dignitosa? Ecco, no.

Avere un buon microfono, e ancora di più un buon microfono vicino alla bocca è un elemento molto importante per la qualità del risultato finale.

Dando per scontato che quello integrato al notebook sia insufficiente, consideriamo tre tipi di microfoni:

il microfono da tavolo da videoconferenza che si usa quando più persone sono sedute attorno allo stesso computer (non è il nostro caso)

il microfono da tavolo individuale, che si usa quando una sola persona è seduta davanti al computer

microfono da tavolo Trust Gaming GXT 232

il microfono da indossare, il cosiddetto lavalier da agganciare alla camicia

Il microfono lavalier pone una questione di lunghezza del cavo e di compatibilità con l’ingresso jack in del PC

un microfono integrato nella cuffia o negli auricolari, se li indossiamo.

una cuffia bluetooth con microfono

Gli auricolari
La mia opinione è che fare le confcall con gli auricolari a filo bianchi dell‘iPhone sia una cafonata, e i microfoni sul filo degli auricolari tendono a raccogliere e amplificare qualunque suono ambientale nella stanza e anche fuori (cani, auto, qualunque suono) quindi per me è un no.

Meglio invece le cuffie da videoconferenza (o da gaming) con un microfono posizionato proprio davanti alla bocca, che sono decisamente più funzionali, per quanto di solito anche molto brutte.

Se proprio devi usare gli auricolari perché la cuffia ti fa schifo (ti capisco), almeno usa quelli bluetooth che riesci a nascondere meglio sotto ai capelli, ma se possibile sempre con un microfono esterno.

I monitor esterni
Abbiamo detto all’inizio che se dobbiamo fare una lezione o una presentazione che preveda delle slide, è necessario un monitor esterno.

Lo schermo del notebook ci servirà per tenere d’occhio gli spettatori, mentre sul monitor esterno potremo controllare quale slide è in trasmissione in quel momento, leggere le note e/o la scaletta, e vedere l’anteprima della slide successiva.

C’è addirittura chi usa due monitor esterni, per separare il gobbo dalle slide: è questione di abitudini (chiaro che per ogni monitor serve un’uscita HDMI o SVGA o VGA o quello che hai sul PC o portatile).

io ho preso questo Lenovo Thinkvision: è decente e costa poco

Il telecomando
Lo so che ti sembra già tanto per una semplice presentazione, ma se mi hai dato ascolto e stai presentando in piedi, come fai a fare avanzare le slide? Ti serve un telecomando per cambiare slide su Powerpoint o Keynote.

Io ho preso questo ma ce n’è di tutti i tipi. Tieni conto che il telecomando occupa una porta USB: se a questo punto cominci a essere a corto di porte USB (microfono, tastiera, mouse, telecomando… potrebbe servirti un hub usb).


2. LE MODALITA’ DI PRESENTAZIONE

I tempi di intervento
Qui c’è un discorso delicato da fare, che differisce in base al tipo di intervento:

Se l’evento è una lezione, ovvio che la quasi totalità del tempo, salvo eventuali domande e chiarimenti, sarà dedicata a noi in quanto docenti.

Se si tratta di una presentazione, è opportuno prevedere un Q&A alla fine, e una durata dell’intervento che sia adeguata al contenuto, magari tenendo presente che il margine di attenzione in media difficilmente supera i 15-20 minuti (ma dipende da contesto, tipo di pubblico, settore).

Se stiamo partecipando a una conference call o a una tavola rotonda con più relatori mi parrebbe il caso di tenere presente che, salvo dissertazioni scientifiche o tavole rotonde sulla filosofia tedesca, parlare per più di 3 minuti di seguito è, per quanto mi riguarda, indice di scarso rispetto per gli altri relatori, oltre a un modo quasi certo di far distrarre le persone. La televisione lo sa molto bene.

Negli eventi corali nessuno ama i lunghi monologhi, e ogni volta che parliamo a lungo nelle conference call e nelle riunioni stiamo sprecando anche il tempo di tutti i nostri colleghi, quindi stiamo attivamente danneggiando la produttività dell’azienda per soddisfare il nostro egocentrismo.

In 3 minuti si può spiegare la relatività semplice di Einstein: tutto il resto nelle maggior parte dei casi è narcisismo. Organizzare il pensiero ed essere succinti è un dovere civico e professionale.

È inoltre mia convinzione – che quasi sempre suscita indignazione quando lo dico alle aziende – che per evitare gli inevitabili sprechi di tempo che si verificano quando le persone stanno comodamente in posizione seduta, le riunioni dovrebbero effettuarsi in piedi (e senza smartphone). Quindi perché non anche le confcall?

Nella maggioranza dei casi non c’è ragione per cui una riunione operativa gestita in modo efficiente da un meeting manager duri oltre i 15-20′, un lasso di tempo che è buona norma trascorrere in piedi almeno due volte al giorno.

E così dovrebbero svolgersi una docenza o una presentazione: con il relatore in piedi, in posizione frontale alla telecamera (o alla classe) per tutta la durata dell’intervento. Se insegnare e raccontare ti appassiona, secondo me non riesci a farlo da seduto.

Il movimento e le mani
Ricapitolando: siamo in piedi, in posizione frontale a 1-2 metri dalla telecamera posizionata ad altezza degli occhi, con dietro uno sfondo neutro, vestiti in modo da non distrarre: ora finalmente possiamo dire tutte le cose che abbiamo da dire.

L’unico modo che ci resta per rovinare tutto è muoverci in modo fastidioso (avvicinarci e allontanarci, dondolarci, oscillare, passeggiare continuamente, cosa di cui ammetto di essere colpevole, e su cui devo lavorare).

L’attitudine corretta per risultare incisivi senza distrarre lo spettatore è quella di stare fermi, ben piantati sui piedi, gesticolando moderatamente solo per accentuare e sottolineare i concetti e i passaggi più importanti, alternando i movimenti delle mani (destra/sinistra, alto/basso, dentro/fuori, movimenti circolari per dare un senso di inclusione).

Un esempio di gestualità che accompagna il discorso manipolando, accarezzando, pizzicando le parole è quello di Alexandra Ocasio-Cortez che, chiaramente, ha studiato a lungo il public speaking (se parli in pubblico ti consiglio di vedere lo spezzone di video linkato).

E ora, dotati delle migliori attrezzature, delle pratiche corrette e dell’attitudine migliore, resta soltanto da preoccuparsi della parte più importante: i contenuti :)

2 thoughts on “Come fare una confcall o una presentazione in streaming senza fare la figura dei mentecatti

  1. Molto utile, grazie! Una volta durante un incontro sull’uso della voce tenuto da un attore e doppiatore mi era stato dato, per evitare di gesticolare troppo, un consiglio semplice ma molto utile: tenere in mano qualcosa, magari una semplice penna, di cui si sente il peso. Mi han detto che poi io giocherellavo un po’ con la penna passandomela da una mano all’altra, però rispetto a prima se non altro non sembravo più un direttore d’orchestra!

    • Secondo me gesticolare non è di per sé sbagliato: lo è farlo all’italiana, cioè nervosamente e senza uno scopo. Se guardi il video linkato in fondo al post secondo me è un ottimo esempio di gesticolare utile alla comunicazione: usare le mani per accompagnare e sottolineare i concetti (d’altra parte siamo al top del parlare in pubblico: la politica nazionale USA).

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